(2004年12月29日党委扩大会通过)
第一章 总 则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，减少盲目性随意性，提高公文质量和办文效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和有关规定，结合我院实际情况，制定本办法。
第二条 学院公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院各项重大措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
第三条 各单位负责人应高度重视公文的处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，学院和各单位办公室应确定专职人员负责公文处理工作。
第四条 学院办公室是学院公文处理的管理机构，并负责指导院内各部门、单位的公文处理工作。
第二章 公文的种类
第五条 学院公文种类主要有决定、通知、通告、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等，在制定公文时，应根据行文内容，正确区分并合理使用文种。
（一）决定适用于对重要事项做出安排，奖惩有关单位及人员，或根据情况变化变更或撤消不适当的决定事项。
（二）通知适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我院各单位办理、执行或周知的事项，任免人员。
（三）通告适用于张贴公布需要我院师生员工共同遵守或周知的事项。
（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告适用于我院向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级询问。
（六）请示适用于我院向上级机关或院内有关单位向学院请求批示、批准。
（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。
（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文的格式
第六条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印发机关和时间等组成。
第七条 学院的正式文件主要有：“中共中央司法警官学院委员会文件”、“中央司法警官学院文件”主要对学院党政重要工作进行部署，向上级主管部门及政府机关请示和报告工作等；“中共中央司法警官学院委员会(会议纪要)”主要发布学院党委会议及党委扩大会议的议定事项；“中共中央司法警官学院纪律检查委员会文件”、“中央司法警官学院政治部文件”、“共青团中央司法警官学院委员会文件”、“中央司法警官学院工会文件”主要对纪委、政治部、团委、工会的工作进行部署。
第八条 有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页左上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 由学院办公室确定公文保密等级。
第九条 紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。
第十条 发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。学院党政文件的发文字号使用如下：“院党字”、“院字”用于发布学院党政方面的决策、决定及要求；“院纪字”用于发布学院纪检方面的有关事项；“院政字”用于发布学院政治部的有关事项；“院团字”用于发布学院共青团方面的有关事项；“院工字”用于发布学院工会工作的有关事项；“院教字”用于发布学院教学方面的有关事项；“院科字”用于发布学院科研方面的有关事项；“院学字”用于发布学院学生方面的有关事项；“院报字”用于发布学院警衔申报方面的有关事项；“院人字”用于发布学院人事方面的有关事项；“院外字”用于发布学院外事方面的有关事项；“院建字”用于发布学院基建方面的有关事项；“院财字”用于发布学院财务方面的有关事项。党政联合发文，使用党委文件字号。
第十一条 上报的公文，应当在发文字号的同一行右边标明签发人姓名。
第十二条 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
第十三条 公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。
第十四条 院发公文一律加盖党委或行政印章，使用学校统一印制的专用文件纸。纪委、政治部、团委、工会发文应加盖本部门印章。
第十五条 成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
第十六条 公文除会议纪要外均应加盖印章。
第十七条 文件应当标注主题词。根据我院实际，下发文件一律标注主题词。
第十八条 公文按规定采用国际标准A4型(210mmx297mm)纸打印左侧装订。
第四章 行文规则
第十九条 行文应当确有必要，注重实效。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第二十条 行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示、报告。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。
第二十一条 请示应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。学校各部门未经学院党委或行政授权，不得直接向上级主管部门请示重大问题。
第二十二条 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
第五章 公文办理
第二十三条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十四条 草拟公文应做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确体现发文意图，并同我院现行有关公文相衔接。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）使用简称要规范，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（四）文中如涉及校情统计数据，应向院办数据统计人员核实。
（五）公文内容如涉及多个单位，主办单位应送相关单位会签。
（六）公文中的人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。使用简称的，应在首次使用全称，同时注明简称。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、省略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）结构层次序数，第一层用“一”……，第二层用“(一)”……，第三层用“1.” ……，第四层用“（1）”……。
第二十五条 （一）草拟公文应附电子文本，并逐项填写“中央司法警官学院发文稿笺”，送学院办公室秘书科。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送秘书科。否则，因此导致的各种问题，由承办部门负责处理。
（二）草拟公文在送院领导签发前应作好审核工作。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用是否准确，文件格式是否符合本办法的规定等。
第二十六条 公文正式印制前，应由学院办公室进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十七条 收文办理指对收到的院外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。
第二十八条 院外来文包括司法部、教育部、保定市等有关部门及其他外单位的来文。学院办公室负责接受院外来文，凡需办理的，由学院机要室负责登记、编号、制作公文阅办单，经办公室主任批办后，分送院领导批示。
第二十九条 学院各部门收到上级公文，或外出开会带回正式公文，须送学院机要室承办，不得直接签批或传阅。
第三十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见，上报主管院领导审批、裁定。
第三十一条 对重要的和有时限要求的文件或批示，由学院办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。同时，承办单位的领导、秘书也要及时催办，并将办理情况及时向有关方面反应。
第六章 公文管理
第三十二条 各单位要指定兼职文书负责院内文件的签收、传阅、办理、整理、立卷及归档工作。联合办理的公文，由主办单位负责管理。
第三十三条 院内文件的起草、校对、分发、归档由职能部门负责。
第三十四条 公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》及司法部机关档案立卷归档制度和学院关于档案管理的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，送本部门文书立卷。
第三十五条 校内相关单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要规档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
第三十六条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十七条 上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管院领导同意，学院办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。
第三十八条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保安全。
第七章 附 则
第三十九条 学院各系、部的公文处理办法可参照本办法执行。
第四十条 学院办公室负责本办法的解释。
第四十一条 本办法自发布之日起施行，原《中央司法警官教育学院公文处理的暂行办法》(